Chatbots zijn booming. 90% van de tijd die de zakelijke opdrachtgever spendeert op hun telefoon, wordt gespendeerd op e-mail en messaging platforms waaronder chatbots. Het is dan ook niet vreemd dat steeds meer locaties inspelen op deze trend. Daarnaast speelt er nog een belangrijke trend in locatieland: zakelijke opdrachtgevers onder de 30 jaar bellen veel minder dan zakelijke opdrachtgevers boven de 30. Hoog tijd dat locaties zich voorbereiden op de chatbot. Maar wat is nou een efficiënte en kostenbesparende strategie hiervoor?

Een chatbot is een geweldige manier om te communiceren met zakelijke opdrachtgevers. Vooral de eerste vragen die zij stellen bij het zoeken of boeken van een locatie kunnen we inmiddels wel dromen. Deze vragen gaan vaak over past het, kan het, en wat kost het? Voor een succesvol chatbot is het belangrijk dat je concreet maakt op welke doelgroep je richt en welke doelstelling(en) je voor ogen hebt. Alleen dan werkt een chatbot. Een chatbot is niet alleen een nieuw medium, het is een complete beleving. De succesformule is een combinatie van brand values, klantinzicht en technologie. Het is net een nieuwe medewerker voor je locatie, dus ga er ook zo mee om. Chatbots helpen opdrachtgevers dus bij het zoeken van een locatie en zorgt ervoor dat ze de juiste informatie krijgen. 

Stap 1: Bepaal 1 doelstelling voor jouw locatie!
Neem niet een chatbot omdat het een hype is in locatieland. Een chatbot werkt alleen als het je iets oplevert voor de zakelijke opdrachtgever. Je chatbot moet een taak hebben. Denk dus goed na over welke problemen je wilt gaan tackelen. Wil je veelgestelde vragen tackelen en hiermee werkuren bij je salesteam besparen, of wil je een boekingsproces automatiseren? Hiermee speel je trouwens wel in op de wens van veel opdrachtgevers: het online boeken van een locatie. Begin in ieder geval klein. Een chatbot moet je continu optimaliseren en verder ontwikkelen. Lanceer, leer en pas aan. Net zo lang totdat je je doelstellingen hebt bereikt. 

Stap 2: Make it yours.
Zet je chatbot centraal in je locatie, net als een medewerker. Het heeft een functie, een uitstraling en zelfs een tone-of-voice. Denk goed na over welke vragen de bot beantwoorden moet. Dus welke interactie gaat de bot aan? Wat wil je van de zakelijke opdrachtgevers weten? De uitdaging zit het in het creëren van de perfecte dialoog met de zakelijke opdrachtgever. Perfectie bestaat nu (nog) niet, maar je komt al een heel eind als je weet welke vragen de chatbot moet beantwoorden. Welke interacties wil je dat de chatbot aangaat en welke taken kan je ‘servicen’ binnen het gesprek. Qua data en AI is het goed om de chatbot te koppelen aan een CRM systeem zodat je hier alle informatie opslaat. Hoe meer informatie, des te sterker jouw customer journey.

Stap 3: Train je chatbot.
In het interview met Erik-Jan algemeen directeur en zijn collega Bart Peschier marketing manager van Postillion hotels lees je hoe zij AI inzetten bij het reserveren van een kamer. Fantastisch! Zij zien hun chatbot als nieuwe medewerker en hebben hem Michiel genoemd. En Michiel is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. Hij kan heel veel vragen beantwoorden en reserveringen maken. Michiel is inmiddels een gezicht binnen Postillion hotels. Een gezicht die de gastheerschap en de ‘waarden’ uitstraalt van het hotel. Een chatbot train je dus net als een nieuwe medewerker. Hij valt, staat op, valt weer en staat weer op. Train je chatbot met verschillende vraagstellingen. Hierdoor leert de chatbot van de vragen die hij niet kan beantwoorden.

Er zijn veel verschillende soorten chatbots. Denk aan:
– Basic pre-determined system: Dit zijn chatbots die zijn voorgeprogrammeerd en sturen op gestructureerde gebruikersacties. Ze bieden vaak meerdere keuzes waaruit de opdrachtgever uit kan kiezen. 

– Conversion experience based: Hier herkent de chatbot bepaalde woorden en zinnen in natuurlijk gesprekken. 

– Cognitive intelligence based: Dit zijn chatbots die het vermogen hebben om de context te begrijpen en emoties te identificeren. 

We hopen je hiermee een start te hebben gegeven naar je nieuwe digitale medewerker voor jouw locatie. Mocht je vragen hebben omtrent chatbots, stuur een mail naar info@venuemarketing.nl en wij zetten alles op alles om deze te beantwoorden. 

Photo by Daniel Korpai on Unsplash